BAC PRO Conducteur Routier
BAC PRO et CAP CRM
Conducteur Routier de Marchandises
SÉANCE 3.3.1 :
ORGANIGRAMME
DE L' ENTREPRISE
L'une des premières contraintes du conducteur tant en intégrant une entreprise, qu'à l'occasion d'une mission de transport, est d' identifier ses différents interlocuteurs et l'organisation de l'entreprise.
Cette séquence envisage de vous préparer dans le cadre de la communication avec votre environnement professionnel à identifier l'interlocuteur pertinent et utiliser les modalités de communication adaptée.
Ces connaissances vous permettront d'être capable de transmettre de façon adaptée les informations sur le déroulement du transport, les informations d'ordre commercial, de signaler des difficultés rencontrées...
1 - Notion d' organigramme d' entreprise
1.1 - Définition
Un organigramme est une représentation schématique des liens et des relations fonctionnelles, organisationnelles et hiérarchiques* qui existent entre les éléments et les individus d'une organisation formelle (association, entreprise, réseau, etc...), d'un programme, etc... et met en évidence sa structure organisationnelle.
Il s’agit d’un outil informatif et organisationnel utilisé en entreprise pour déterminer les liens hiérarchiques, organisationnels et fonctionnels existants entre les différents métiers de votre structure.
C’est une photographie à l’instant « T » des postes occupés dans votre structure et des rapports pouvant exister entre eux.
Il s’agit également d’un outil de répartition des tâches au sein de l’entreprise.
Aucune obligation légale n’encadre la création d’un organigramme. Il s’agit d’un document pratique et fortement recommandé, mais en aucun cas obligatoire.
* Définition de la hiérarchie : Dans une collectivité (société, institution), la hiérarchie est l'organisation qui classe les personnes, leurs états, leurs fonctions selon des échelons subordonnés les uns aux autres, chaque échelon correspondant à un degré de pouvoir, de responsabilité, de compétence, de dignité, etc., supérieur à celui de l'échelon immédiatement inférieur : on parle alors de "hiérarchie sociale".
1.2 - Rôle et utilité d' un organigramme
L’organigramme est avant tout un outil de communication destiné à faciliter la compréhension des rapports et liens existants au sein de l’entreprise, de la société.
1.2.1 - Les principaux objectifs de l' organigramme
- La compréhension du fonctionnement organisationnel d’une entreprise ou d’une équipe pour un nouvel arrivant.
- Une meilleure connaissance de ses interlocuteurs, leurs rôles dans l’entreprise, les liens inter-métiers et rapports de subordination pouvant exister en son sein. De cette manière chacun connaît sa juste place dans l’équipe, il n’y a plus d’ambiguïté quant aux positions hiérarchiques. Cette cartographie favorise donc largement l’efficacité en entreprise.
- C’est également un outil d’analyse de dysfonctionnements. Il est utile aux membres de la direction pour corriger les problématiques organisationnelles existantes lorsque c’est nécessaire.
- L’organigramme facilite l'optimisation de l’organisation par la redéfinition des tâches attribuées aux salariés. Cet outil contribue donc à la baisse du coût de votre masse salariale.
- Utilisé en externe (par des clients ou partenaires), il est le moyen pour eux de cerner le fonctionnement de l’entreprise et de distinguer efficacement l’interlocuteur vers lequel se tourner en fonction de leur besoin spécifique.
Vidéo : A quoi sert un organigramme ?
1.2.2 - Les limites de cet outil
Pour être efficace, ce document doit constamment être actualisé ( lors d’une mobilité interne , d’une création d’emploi ou à l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans la société... ).
C’est un document évolutif qui n’a de sens que s’il est mis à jour régulièrement.
Les limites de cet outil :
En ce qui concerne la répartition des tâches dans l’entreprise, l’organigramme n’est pas l’outil le plus précis. L’ensemble des tâches et missions rattachées à un métier sont définies précisément dans les fiches de poste des salariés.
L’organigramme n’en donne qu’une vision globale. Malgré son utilité, l’organigramme ne reste qu’un schéma , c’est un outil figé et très peu flexible. Il ne met pas en évidence la polyvalence d’un métier et la transversalité des missions rattachées à chaque poste.
Dans une société en perpétuel mouvement, l’organigramme n’est pas un outil assez souple pour suffire à représenter la complexité de l’organisation d’une entreprise.
Les entreprises modernes fonctionnent de plus en plus en réseau et externalisent un grand nombre de tâches et d’emplois. L’organigramme ne permet pas de mettre en évidence ces modes de fonctionnement.
2 - Différents types d' organigrammes
Il existe 3 grands types d’organigrammes qui présentent des lectures différentes du fonctionnement d’une société.
2.1 - Organigramme en pyramide
Les lignes horizontales présentent les métiers de même niveau hiérarchique, connaissant un rapport d’égal à égal.
Attention cela ne veut pas dire que ces personnes occupent le même poste ou la même fonction. En règle générale, elles occupent des niveaux de fonction équivalents pour des services
( on parle aussi de processus ) différents !
Les lignes verticales déterminent le rapport d'autorité et/ou de subordination.
Plus la personne est indiquée dans le haut de cette représentation schématique, plus elle occupe un poste élevé dans l'organisation de l'entreprise ( exemple : tout en haut on trouve le PDG ou le responsable de l'entreprise ).
La position hiérarchique d'une personne, sur cet organigramme, est directement influencée par la description de son activité au sein de l'entreprise telle que décrite par sa fiche de poste et sa fiche de fonction.
Plus cette personne a de responsabilités dans l'organisation de l'entreprise plus on parle d'un poste "élevé".
2.2 - Organigramme en arbre
La lecture se fait de gauche à droite, le niveau de hiérarchie le plus élevé de l’entreprise étant présenté sur la gauche.
De ce fait, les liens hiérarchiques ( d'autorité ou de subordination ) sont horizontaux.
2.3 - Organigramme replié
Un mélange entre la pyramide et l’arbre : sa lecture se fait donc de haut en bas et de gauche à droite simultanément.
3 - Notion de fiche de fonction
ou " fiche de poste "
3.1 - Définition
La fiche de fonction permet de comprendre la finalité du poste, sa place au sein de l'entreprise et les exigences requises vis-à-vis du collaborateur exerçant ledit métier.
Pour le bénéfice de l'employeur comme du salarié, c'est un outil indispensable pour organiser une entreprise :
Ce document écrit formalise les missions, activités et compétences pour un métier donné.
3.2 - Principales applications
- Définir le profil des candidats pour une nouvelle embauche ou bien un recrutement en interne.
- Permettre au collaborateur de comprendre la finalité de sa fonction et de son périmètre d'action . En ce sens, c'est un outil de communication avec le manager. L'entretien annuel est l'un des moments clés où cet outil prend toute sa dimension.
- Définir un cadre d'évaluation de la performance individuelle en lien avec les exigences du poste.
- Se constituer une base de comparaison des rémunérations par rapport au prix marché des métiers.
- Gérer et planifier les compétences des collaborateurs de concert avec les exigences du poste actuel ou à venir.- Maîtriser une organisation et son fonctionnement par les métiers qui la constituent. Ce document peut alors permettre de décider quelles fonctions externaliser, celles nécessitant une redéfinition, une montée en compétences, etc.
Il est important de rappeler que la formalisation n'est pas figée. Cet outil doit vivre au gré des modifications que connaît le métier.
Ce document doit être facilement accessible par les collaborateurs concernés et aisément modifiable pour les éventuelles futures mises à jour. Ce n'est pas un document que l'on met de côté sitôt réalisé. C'est un outil de travail qui suit le salarié dans sa progression et dans ses échanges avec son manager.
Modèle de fiche de fonction :
Modèle de fiche de poste :
4 - Exercices
4.1 - L' entreprise " Transport du Lac "
4.1.1 - Les dirigeants de l' entreprise
Monsieur Raoul EVALOINGT est le Président Directeur Général ( PDG )
d'un groupe d'entreprises.
Depuis le siège social du groupe située à Chambéry, il dirige à la fois :
- l’ entreprise des transports du Lac située à Chambéry et son agence située en région parisienne,
- l' entreprise de transport « Lille Express » située près de Lille (59),
- l' entreprise « Messagerie Alsacienne » ,
- l' entreprise « Rapide des Calanques » située près de Marseille (13).
Le groupe Raoul EVALOINGT est associé à un réseau national d'entreprises de transports, les Messageries Françaises Réunies ( MFR ).
Son principal rôle est de veiller à la viabilité de l'ensemble des entreprises du groupe. Il surveille les charges et dépenses comme il évalue les investissements que la santé financière du groupe d'entreprises permet. Il est surtout le responsable légal du groupe.
Désormais, Raoul EVALOINGT dispose de toute une équipe de collaborateurs qui travaillent au bon fonctionnement et à l’organisation du groupe.
Karl PASSITE dirige l’ensemble des services " Transports "
Il a les fonctions de Gestionnaire des transports, et de Directeur Général des services d’exploitation pour le groupe d'entreprises de Raoul EVALOINGT.
Ce Responsable d'Exploitation a, en particulier, la responsabilité de toutes les opérations de transport et de logistique du Groupe. Il coordonne les activités du groupe avec les Messageries Françaises Réunies (MFR).
Il doit veiller à ce que l'activité de l'entreprise respecte tout un ensemble de réglementations : Code des Transports, Code Civil, Code de la Route, Réglementation sociale européenne, réglementation sociale nationale...
Pour l'ensemble du groupe, Karl PASSITE est secondé par 2 directeurs adjoints : Raphaël HESSEUX et Annie LESTOQUE :
- R. HESSEUX est responsable des opérations de transport. Il confie les missions de transport aux différents chauffeurs dans le respect de la réglementation sociales européenne et de la réglementation du travail nationale. Il attribue aux différents chauffeurs les véhicules et gère le parc de véhicules tant pour les opérations d'entretien que pour les contrôles périodiques obligatoires...
- A. LESTOQUE, est responsable des opérations de logistique. Elle coordonne le travail et l'activité des différents opérateurs de manutention dans le respect des règles de sécurité. Elle veille aussi à la bonne coordination entre la gestion des stocks de marchandises en provenance des différents expéditeurs, et la préparation des marchandises en attente d'être chargées et expédiées vers les différents destinataires.
Le pôle administratif et commercial du groupe R. EVALOINGT est dirigé par Carine VENDU.
Mme C. VENDU dirige toute une équipe en charge du suivi administratif des devis, commandes et facturation en lien avec les missions de transport.
Julie EMBOSCH est directrice des ressources humaines.
A ce titre, c'est la responsable du personnel de l'ensemble du groupe, son bureau est situé au siège de Chambéry.
Ses principales missions sont de participer au recrutement et de veiller au suivi des formations obligatoires tant pour le personnel navigant, que pour le personnel sédentaire, du groupe R. EVALOINGT.
Isabelle ZAULT est responsable du management de la qualité du Groupe.
Ses principales missions sont la mise en place des procédures visant à améliorer en interne la qualité du travail, et, en externe, la qualité des services et prestations. Mme I. Zault veille également au respect des procédures mises en place et plus particulièrement celles en lien la protection de l'environnement.
4.1.2 - Le pôle administratif et commercial
La composition du pôle administratif et commercial est la suivante :
Yann est le responsable commercial de l’entreprise Transport du LAC.
Il est le contact privilégié des différents clients du groupe
Gérard LECONTE–HEBON, a le statut de chef-comptable.
Sa mission est de seconder Carine VENDU sur la partie comptabilité et plus particulièrement pour l'écriture des bilans comptables annuels de l'entreprise : il contrôle et note les dépenses et les recettes.
Natacha est la secrétaire de direction.
Elle procède à l'écriture et l'envoi des devis. Elle réceptionne les devis signés et validés pour les transmettre aux pôles transport et logistique.
Elle rédige les factures qu'elle transmet aux clients...
Nathalie est en charge du standard « Clientèle ».
Elle gère la communication avec les clients, les renseigne ou transfert les appels aux interlocuteurs concernés.
James a la qualification première de web-designer.
Il agit en parallèle du pole administratif et commercial, en gérant le site internet du groupe R. Evaloingt.
4.1.3 - Le pôle transport et logistique
La composition du pôle transport est complétée par 3 Responsables adjoints qui portent la responsabilité des 3 autres structures du groupe :
- Louis CHETIMI est responsables des opérations de transport de la zone "Nord", pour la succursale LILLE EXPRESS
- Allan CANEBIAIRE est responsable des opérations de la zone "Sud", pour la succursale méditerranéenne RAPIDE des CALANQUES située à Marseille,
- Marc LEBRETTEZEL est responsable des opérations dans la zone "Est" pour la société MESSAGERIE ALSACIENNE, située à Strasbourg, .
Parmi les nombreux employés du groupe, on trouve pour le pôle transport et logistique :
Gilbert, Manutentionnaire et Agent de quai au dépôt de Chambéry
Paulo, Conducteur « courte distance » au départ de Chambéry
Audrey, Conductrice « longue distance »
4.2 - L' entreprise MAUFFREY
Vidéo : Présentation de l'entreprise
de transport MAUFFREY
